Hochzeitsplanung: Warum professionelle Verträge unverzichtbar sind.

Beginnen möchte ich diesen Blogbeitrag mit einem Erlebnis, das genauso vor fast 20 Jahren am Anfang meiner Selbstständigkeit stattgefunden hat.

Es ging um einen der größten Hochzeitstortenaufträge, den ich bis dato bekommen hatte. Eine 3-stöckige Hochzeitstorte, die rechts und links flankiert gewesen ist von jeweils einer 2-stöckigen Hochzeitstorte in Herzform. In der Summe also Torte für über 250 Hochzeitsgäste.

Zum Cake-Tasting-Termin kamen Mutter und Tochter (die Braut) gemeinsam. Nachdem wir alles besprochen und festgelegt hatten, wollte ich noch die Adressdaten abfragen, um dorthin den Vertrag zu schicken.

Dabei stellte sich heraus, dass die Familie in dem Sinne keinen festen Wohnsitz/Adresse hatte, an den ich den Vertrag hätte schicken können. Da es sich um eine Schaustellerfamilie gehandelt hat, die das ganze Jahr von Jahrmarkt zu Jahrmarkt mit ihren Buden und Fahrgewerken zog.

Tatsächlich war ich einen kurzen Moment irritiert und habe mich gefragt, wie ich diese Situation jetzt händeln soll.

Schließlich besiegelten die Brautmutter & ich unser Geschäft mit einem Handschlag, wie das in Schaustellerkreisen noch immer üblich ist.

Diese Frau strahlte eine solche Integrität aus, wie ich es selten erlebt habe.

Ich spürte, dass in der Welt, in der diese Familie arbeitet und lebt, ein Handschlag noch das gleiche Gewicht hat wie ein schriftlich geschlossener Vertrag. (Es gab eine Mailadresse, an die ich die Unterlagen geschickt habe, aber seien wir ehrlich, keine Adresse von einem Kunden zu haben, ist schon sehr speziell) . Du fragst dich, ob die Geschichte ein Happy End hatte? Hier kommt mein uneingeschränktes Ja. Ich lieferte die Hochzeitstorten wie vereinbart aus, das Brautpaar, die Brautmama und die Hochzeitsgesellschaft waren happy.

Vor Ort bekam ich mein Geld bar auf die Hand. Ende der Geschichte!

Nach all den Jahren berührt mich diese Begegnung noch immer. Vielleicht weil die Zeiten sich sehr verändert habe. Mittlerweile alle diese schönen Zitate, die ich gesammelt habe wie:

„Ein Wort ist ein Wort.“

„Wir stehen zu unseren Worten.“

„Eine mündlich getroffene Absprache braucht kein Papier.“

„Was wir zu sagen gilt.“

Häufig nur noch leere Worthülsen sind …

Das bedeutet nicht, dass ich grundsätzlich jeden unter Generalverdacht stellen möchte, aber – und das gilt für beide Seiten, haben viele Dienstleister negative Erfahrungen und umgekehrt viele Brautpaare schon böse Überraschungen erlebt, wenn es keine schriftlichen Vereinbarungen betreffend Hochzeitsdienstleistungen gab.

Es herrscht bisweilen eine zu große Unverbindlichkeit & Unprofessionalität in der Hochzeitsindustrie.

Heute möchte ich mit dir darüber sprechen, warum es mir sehr wichtig ist alle Details und Absprachen zwischen mir und meinem Brautpaar/Kunden/Auftraggeber immer schriftlich in einem Vertrag zu fixieren.

Er sollte nicht nur alle relevanten Details beinhalten, die das Produkt (z. B. die Hochzeitstorte/den Sweet Table) betreffen, wie die Personenzahl, Tortenfüllung, Dekoration, Allergien, Lieferort, Lieferdatum, Lieferuhrzeit, Zahlungsbedingungen, sondern auch unangenehme Themen wie eine (mögliche) Stornierung gehören in einen Vertrag.

Das kann sein eine Annullierung durch den Kunden oder durch den Auftragnehmer sowie die damit verbunden (finanziellen) Auswirkungen für den jeweiligen Vertragspartner.

Ich weiß das meine Konsequenz alles sehr akkurat schriftlich festzulegen, vielleicht manchmal etwas pedantisch oder überorganisiert erscheinen mag. Bei so einem romantisch-emotionalen Thema wie bei einer Hochzeit erwartet und möchte niemand Konflikte.

Letztendlich ist dieser Vertrag jedoch eine Sicherheit nicht nur für mich, sondern auf meinen Vertragspartner/das Brautpaar.

Denn jede Abweichung von dem, was schriftlich fixiert/bestellt worden ist, kann anhand dessen dokumentiert werden. In meinen Augen ist das absolut angemessen, denn wir sprechen hier von Vereinbarungen, in denen es um etliche Hunderte von Euro und nicht selten um 4-stellige Beträge geht.

Und um einen einmaligen, nicht wiederholen baren Tag, an dem Hochzeitspaare zu Recht erwarten, dass sie das, was sie bestellt haben, auch zu 100 % so bekommen.

Nun fragst du dich, ob ich das wirklich bei jedem Auftrag so handhabe?

Ja!!!

Bis auf wenige Ausnahmen im Fall von sehr kurzfristigen Aufträgen, bei denen das Zeitfenster so klein gewesen ist, dass alles ganz fix gehen musste, arbeite ich nur mit schriftlichen Vereinbarungen. Tatsächlich gab es genau dann häufig Problem, wenn ich von dieser Regel abgewichen bin, und ich habe mich im Nachhinein selbst verflucht, so gutgläubig zu sein.

Von daher mache ich mittlerweile keine Ausnahmen mehr!

Kleiner Tipp! Die Seriosität und Professionalität eines Hochzeitsdienstleisters erkennst du häufig daran, ob und wie ein solcher Vertrag verfasst ist. Damit dieser auch eine gewisse Rechtssicherheit beinhaltet, habe ich mir meinen von meinem Anwalt aufsetzten lassen.

Übrigens. Es ist kein Zufall, dass, wenn mich verzweifelte Anrufe von Brautpaaren kurz vor der Hochzeit erreichen, weil plötzlich die „Freundin/Bekannte/Nachbarin“ doch keine Zeit/Lust/Kühlmöglichkeiten/Fähigkeiten … hat, die Hochzeitstorte zu backen, die Paare nie von Kollegen und Kolleginnen sitzen gelassen werden, die eine angemeldete Auftragskonditorei/Konditorei betreiben und mit schriftlichen Verträgen arbeiten.

Sondern es existieren meist nur vage mündliche Absprachen, die so schnell aufgelöst werden, wie sie getroffen wurden.

Du fragst dich vielleicht nun, wie erkenne ich, ob ein Anbieter von Hochzeitstorten/Sweet Table seriös arbeitet?

Eine Empfehlung lautet, schaue dir als 1. das Impressum der Homepage an.

Ein fehlendes oder fehlerhaftes Impressum lässt schon auf vieles schließen. (Übrigens auch eine Instagram Seite benötigt ein Impressum!)

Dort müssen unter anderem auf jeden Fall folgende Angaben stehen:

• Vor- und Nachname /Verantwortlicher
• Geschäftsbezeichnung
• Anschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Umsatzsteuer-ID /nur falls vorhanden
• Mitgliedsnummer der Handwerkskammer
• Angaben zur Berufshaftpflichtversicherung

Ich hoffe, dieser Blogbeitrag hat dir ein bisschen einen Einblick gegeben in die Abläufe einer Hochzeitstorten-Bestellung in meiner Auftragskonditorei.

Du kannst dir sicher sein, wenn ich dir Kollegen und Kolleginnen aus der Hochzeitsbranche empfehle, sei es Traurednerinnen, DJ, Hochzeitsfotografen, Visagistin … dies alles Unternehmen sind, die ebenso viel Wert auf Professionalität legen wie ich.

#loveissweet

Heike

Du träumst davon eine eigne Auftragskonditorei und/oder ein Cafe zu eröffnen. In meinem auf deine Fragen und Bedürfnisse konzipierten Einzelworkshop gehe ich auf alle relevanten Themen ein, die es braucht um mit dem Verkauf von Hochzeitstorten / Torten ein erfolgreiches Business zu führen! Informationen zum meinem Workshop Programm findest du hier und hier!